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中山博爱基金会档案管理办法（试行）

时间:2020-12-17 14:49来源:中山博爱基金会 作者:admin 点击: 次
中山博爱基金会档案管理办法（试行）
 
为了加强对本会档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》和《基金会管理条例》等，结合我会实际，制定本办法。
第一条  本会秘书处负责档案管理工作,其主要职责如下：组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度；认真做好基金会各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作；指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作；负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作；努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二条  立档单位应将每年工作中形成的、具有保存价值的全部文件材料收集齐全，按归档要求归档，集中管理，并按时向秘书处移交。任何单位或个人不得私自保存应归档的文件材料，也不得以任何理由拒绝归档。
第三条  保密档案的管理和利用，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第四条  立档范围：
（一）中共中央统战部、民革中央和民政部关于本会设立或发展的公文、领导批示或电话记录等。
（二）《社会组织登记档案管理办法》中明确的基金会登记文件材料，包括设立、设立分支机构，变更名称、法定代表人、业务主管单位、类型、住所、原始基金数额、公益活动的业务范围等登记文件材料；基金会备案文件材料，基金会章程修订及其核准文件材料，基金会年检文件材料等，行政处罚文件材料等。
（三）本会对外的正式发文和与相关机构来往的公文。
（四）规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。
（五）本会章程，理事会形成的文件、决议及重要材料。
（六）本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、影音图片等。
（七）本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。
（八）证件性文书资料：包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。
（九）财务、会计及其管理方面的文件材料（此类文档由财务部门负责）。
（十）员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。
（十一）本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。
（十二）本会党建、纪检工作的重要公文、请示、领导批示、总结等。
第六条  本会档案由秘书处定期汇总，并提出分卷和确定保存长久、长期和短期的意见，报秘书长审批同意后方可归档保存。
第七条  本会内设部门可根据工作需要查阅档案，但查阅涉密档案或复制、公开档案需经秘书长审批后方可利用。非基金会工作人员查阅或复制档案需经秘书长审批后方可利用。档案利用需遵循相关借阅要求，利用完及时归还。
第八条  本办法自2020年1月9日一届九次理事会通过之日起施行。
第九条  本办法解释权归中山博爱基金会秘书处。
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